Reportatge publicat al Diari d'Andorra
Amb 15 anys de vida, el Partit Socialdemòcrata ha anat acumulant tot tipus de documentació (des d’actes dels comitès locals, passant per ponències i demandes d’informació, fins als estatuts de la formació) que fins ara no s’han arxivat seguint cap criteri de gestió documental.
És per aquest motiu que en el darrer congrés que va celebrar el partit al maig, Carles Sánchez, vocal de l’executiva, va presentar una ponència que preveia la creació d’una comissió de treball específica per redactar un reglament de funcionament, un quadre de classificació i la realització de l’inventari de la documentació en el marc d’un sistema de gestió documental.
Ara, aquella idea es podrà materialitzar. El Butlletí Oficial del Principat (BOPA) ha fet pública l’adjudicació d’una subvenció de 19.388 euros al PS per poder tirar endavant el projecte d’un sistema de gestió d’arxius. “Amb això aconseguim eficiència, per poder disposar d’un sistema de gestió d’arxius i que funcioni de manera més automatitzada, amb transparència, de manera que els militants i la maquinària del partit tindrien un accés més fàcil a tota la documentació, i ja que hem arribat als 15 anys pensàvem que valia la pena organitzar-ho”, va explicar Sánchez.
Actualment el partit té 30 metres lineals de prestatgeries ocupats per aquesta documentació, però no sap quina és la quantitat total de documents que guarda ni si tots els que s’han guardat són importants, ni quin és el tractament que se’ls ha de donar a aquells documents que han deixat de ser útils. Així doncs, el primer que es farà serà la fase d’anàlisi del sistema actual, per comprovar com funcionen el circuits d’arxivament i de quina documentació es disposa. Després es farà el disseny del circuit òptim, que haurà d’estar regit pel reglament que redacti la comissió, identificar els procediments, formació del personal d’administració, creació dels programes per automatitzar el sistema, fixar el calendari d’implementació i finalment procedir a l’organització. Si tot va sobre rodes, el gener del 2017 el sistema ja hauria d’estar implementat per així poder gestionar tant la documentació física com l’electrònica. Sánchez va aclarir que ara per ara tan sols es planteja que l’arxiu sigui d’accés per al partit, però no considera que hi hagi d’haver problemes perquè algú que estigui fent una recerca o investigació hi pugui accedir.
